Surat Dinas

PENGERTIAN SURAT DINAS

Sabaruddin Ahmad (1980:23) merumuskan bahwa surat dinas atau surat jawatan, yakni surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/jawatan pemerintah. Sebenarnya surat dinas berbeda dengan surat resmi, tetapi karena sebagian besar surat dinas bersifat resmi, surat dinas disamakan dengan surat resmi (Sudaryono,1983:34). Arti kata dinas diantaranya ialah (1) jawatan, dan (2) (segala sesuatu) mengenai atau berhubungan dengan jawatan, bukan pertikelir; sedangkan arti kata resmi diantaranya ialah sah dari pemerintah atau dari yang berwajib; yang ditetapkan (diumumkan, disahkan oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan (Poerwadarminta,1976:251) . Dengan batasan itu dapat diketahui bahwa arti kata dinas tidak jauh berbeda dengan arti kata resmi. Hal itu dapat memperkuat pendapat bahwa surat dinas sama dengan surat resmi. Ciri kedinasan sebuah surat tidak semata-mata ditentukan oleh isinya, tetapi juga berbentuk surat dengan segala formalitasnya, misalnya kop surat, bagian surat, nomor surat, bahasa surat, dan cap dinas turut mendukung sebuah surat.

Dengan uraian diatas dapat diketahui bahwa:

1. Surat dinas ialah surat yang berisi permasalahan kedinasan.
2. Surat dinas sama dengan surat resmi.
3. Pembuat atau penerbit surat dinas dapat instansi pemerintah dan dapat pula perorangan.

BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau Perihal Surat
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Pengirim Surat
11. Tembusan
12. Inisial

MACAM-MACAM SURAT DINAS

1. Surat Undangan
2. Surat Pengantar
3. Surat Pemberitahuan
4. Surat Permohonan Bantuan
5. Surat Keterangan
6. Surat Tugas
7. Surat Edaran
8. Surat Pernyataan
9. Surat Pengumuman
10. Surat Peringatan
11. Surat Ucapan Terima Kasih
12. Surat Permohonan Izin
13. Surat Pemberian Izin
14. Surat Perintah Kerja
15. Surat Perjanjian Kerja
16. Surat Keputusan
17. Surat Pengusulan
18. Surat Susulan
19. Surat Kuasa
20. Surat Panggilan
21. Surat Berita Acara
22. Surat Laporan
23. Surat Rekomendasi
24. Surat Penunjukan
25. Surat Pemberian Bantuan

Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

• Identitas pemohon
• Isi permohonan
• Tujuan dan alasan memohon
• Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan
• Pernyataan kesungguhan dalam memohon

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:

• Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
• Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan
• Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan

Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

• data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan
• data pribadi pihak vang diterangkan
• isi keterangan
• keterangan tanggal berlakunya surat
• pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar

Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.