RSS

Membangun Citra Pribadi Sekretaris yang Positif

19 Des

PENDAHULUAN

Tidak sedikit orang  yang ketika mendengar kata ”sekretaris” yang terlintas dibenaknya adalah seorang perempuan yang ’dekat’ dengan atasannya. Kita juga sering mendengar orang berkata “Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya. Kenapa ya istrinya Pak Anu sering banget menelpon si sekretaris, jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya? Kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?”

Kata-kata tersebut sering kali muncul dalam pergaulan khususnya di lingkungan kantor. Dari sudut pandang yang berbeda masyarakat menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya.

Pemikiran ini tentu tidak sepenuhnya benar, terlepas, kembali lagi ke individu masing-masing, bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional. Namun, itulah realita yang ada di masyarakat yang mengganggap sekretaris dari segi negatifnya, pada hal sekretaris merupakan jabatan yang juga memegang peran penting dalam suatu perusahaan.

Lalu pertanyaan adalah bagaimana cara untuk mendapatkan citra (kesan) yang baik tentang seorang sekretaris?? Itulah yang akan kita bahas dalam artikel yang berjudul “Membangun Citra Pribadi Sekretaris yang Positif” ini.

PEMBAHASAN

Dalam memainkan perannya, seorang sekretaris sangat dipenuhi dengan dilema. Hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme, karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.

Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan, melainkan hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas. Sehingga keduanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk memberikan kesan terhadap seseorang dan berpersepsi mengenainya.

Tentu kita pernah mendengar slogan iklan yang berbunyi, “Kesan pertama begitu menggoda?”. Tanpa menyebutkan iklan apakah itu, ada point penting yang bisa kita ambil dari iklan tersebut. Yaitu bahwa kesan atau citra diri yang positif merupakan sesuatu yang sangat penting, bukan hanya kesan pertama saja tetapi kesan pada awal dan selamanya yang baik terhadap seseorang. Persis seperti pepatah yang berbunyi “Harimau mati, meninggalkan belang; gajah mati, meninggalkan gading”, begitu pula dengan manusia mati akan mengharapkan peninggalan berupa citra positif.

Kesan merupakan suatu penilaian diri yang ditujukan kepada seseorang, baik dari dalam dirinya sendiri maupun dari orang lain, yang tertanam di dalam pikiran sadar dan bawah sadar orang yang menilainya akibat pengaruh sikap, perkataan orang yang bersangkutan ataupun dapat terjadi karena pengaruh orang lain, lingkungan sekitar ataupun pengalaman masa lalu dari orang yang memberikan penilaian.

Jika melihat definisi di atas, setiap orang bisa saja memiliki kesan yang berbeda berdasarkan pemikiran, pengindraan maupun lingkungna di sekitarnya Masing-masing orang juga mempunyai pilihan bagaimana ia memilih, menciptakan dan memberikan kesan atas dirinya terhadap lingkungannya.

Di sinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan. Bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negatif yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan.

Jawabannya hanya satu, yaitu menjadi Sekretaris Profesional yang pada akhirnya sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki.

Kiat Membangun Citra Positif

Tuntutan untuk mengembangkan kepribadian, khususnya seorang sekretaris semakin meningkat. Masyarakat modern dan perusahaan yang bonafide membutuhkan sekretaris tidak hanya yang rajin dan jujur saja, dan itu bukan merupakan rumusan sekretaris masa depan.

Para image maker baru-baru ini memunculkan gagasan mengenai personal branding. Branding atau brand building umumnya identik dengan kepentingan sebuah korporasi/organisasi/lembaga/perusahaan untuk memajukan bisnisnya. Makanya kita mengenal istilah corporate branding. Namun, dengan tujuan yang tidak jauh berbeda, upaya pembentukan personal branding juga menyangkut kepentingan membangun image seseorang demi tercapainya persepsi positif mengenai dirinya. Personal Branding adalah proses yang menyangkut skill, kepribadian, dan karakteristik unik seseorang yang terbungkus menjadi sebuah identitas yang membuatnya lebih dari orang lain.

Personal branding ini tidak saja layak diperhatikan hanya oleh bos-bos perusahaan, melainkan jenis profesi lain seperti dokter, pengacara, arsitek dan tentu saja tidak ketinggalan sekretaris.

Ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut:

  1. Good Appearance; Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga menvcerminkan kepripadiannya. Betapa penting/berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakaina. Appearance beratti nperwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. Ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.
  2. Good Behaviour; Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.
  3. Good Character; Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.
  4. Good Capability; Kecakapna atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan inteltual, skill, serta kemampuan teknis.

Selain itu, seorang sekretaris perlu menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pimpinan dan istri pimpinan. Beberapa hal yang harus dijaga antara lain adalah sebagai berikut:

  • Memahami kedudukan dengan tepat untuk menempatkan diri
  • Janganlah menimbulkan provokasi
  • Tidak menjadi juru bicara pimpinan dengan istrinya
  • Tidak boleh mengambil bagian dalam pertengkaran pimpinan dengan istrinya
  • Tidak menceritakan sesuatu hal tentang istri pimpinan kepada suaminya (pimpinan)
  • Menjaga jarak yang aman dengan istri pimpinan
  • Membantu pimpinan untuk memberikan perhatian kepada istri, tetapi tidak berlebihan

PENUTUP

Sekretaris merupakan sebuah profesi yang memiliki peran penting dalam suatu organisasi. Namun realita yang ada di masyarakat adalah bahwa sekretaris hanyalah seorang yang ‘dekat’ dengan bosnya, tanpa ada nilai lebih. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu membangun citra positif atas pribadi dan dirinya agar mampu bekerja secara profesional.

Rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability).

Selain menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pimpinan, sekretaris juga harus menjaga hubungan kerja sama yang baik pula dengan istri pimpinan dan keluarga agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengurangi kinerja pimpinan maupun sekretaris.

Daftar Bacaan:

Rosidah (Dra, M.Si). 2000. Diktat Kesekretariatan. Yogyakarta: Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta

Rosidah & Ambar Teguh Sulistyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor yang efektif. Yogyakarta: Penerbit Gava Media

http://www.isi-semarang.com/news/fullnews.php?id=7

http://ernanyausni.blogspot.com/2008/08/citra-sekretaris-dan-peranannay.html

http://topmotivasi.com/artikel-motivasimembangun-citra-diri-yang-positif.html

http://kesekretarisan.blogspot.com/2009/02/citra-sekretaris-dan-perannya-terhadap.html 31 oktober 2009 16.13

 
Tinggalkan komentar

Posted by pada 19 Desember 2009 in Kesekretariatan

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: