Baik atau buruk adalah pilihan

Senang atau sedih adalah pilihan

Semangat atau berputus asa adalah pilihan

Hidup ini adalah pilihan…

Dan setiap pilihan yang kita ambil pasti ada konsekuensinya

Kecil maupun besar konsekuensi itu

Dan setiap orang akan mempertanggungjawabkan setiap pilihan yang telah diambilnya

Ku pilih jalan ini

Jalan yang semoga membuat ku lebih baik

Jalan yang semoga membawa ku ke tempat yang indah

Jalan yang semoga membawa ku bertemu dengan orang-orang hebat, manusia pilihan-Nya

Kamu pilih apa…?

Pukul 06.00 WIB. Ku langkahkan kali keluar dari rumah tercinta yang pasti sangat ku rindukan. Dengan mengendarai sepeda motor, ku diantar ibu dan adik tersayang ke Bandara Internasional Adi Sucipto, Yogyakarta. Motor ku pacu dengan cepatnya, berharap tak kan terlambat sampai di bandara. Namun ternyata, tetap saja ku terlambat. Tak sesuai dengan janjiku bersama kawan-kawanku, pukul 06.30 WIB. Namun ternyata seorang temanku pun, lebih terlambat dari ku. Alhasil, kita semua terlambat check in dan terlambat masuk ke pesawat.

Memang benar, “terburu-buru itu datangnya dari syetan”. Ketika itu pun kami semua terburu-buru. Serasa waktu mengejar kami semua hingga tak ada waktu untuk berdiskusi sedikit pun, bahkan menemui seorang teman yang sudah meluangkan waktu datang ke bandara dengan harapan bisa bertemu dengan ku (maafkan aku saudari2ku, kalian selalu di hatiku). Karna terburu-buru itulah, aku harus membayar Rp. 280.000,00 (uang yang tidak sedikit buat ku). Tapi, semua ada hikmahnya…

Setelah melewati 1,5 jam di atas awan, akhirnya sampai juga aku di Bandara Sapinggan, Balik Papan. Berjubel antri mengambil barang dari bagasi, sendirian bersusah payah mendorong troly, hingga akhirnya bertemu Pak Mulyadi, seorang sopir travel yang baik hati. Aku pun bersama dengan Beliau segera meluncur ke Tenggarong, tempat yang ingin segera ku lihat yang memang menjadi tujuan kedatanganku ke Kaltim ini.

Perjalanan yang seharusnya dapat ditempuh selama 3 jam, kami tempuh selama + 4 jam lamanya. Bercerita tentang kehidupan, Tenggarong, hingga wejangan-wejangan yang berarti ia berikan padaku. Banyak hal yang bisa ku dapat dari Seorang Mulyadi yang dahulunya ternyata seorang pemilik perusahaan batu bara di kota ini. Namun karena tertipu oleh temannya sendiri, akhirnya seorang lulusan pesantren ini pun terjatuh. Usaha yang telah digeluti selama 9 tahun, bangkrut! Dan karna itulah, aku bisa bertemu Beliau. Selalu ada hikmah balik setiap kejadian…

Melewati Bukit Soeharto, melihat Museum dan Masjid Agung Kutai Kartanegara, berjalan di sepanjang Sungai Mahakam. Sungguh luar biasa. Hal pertama yang ku pikirkan ketika sampai di kota ini adalah “sepertinya tak jauh berbeda dengan Jogja”.

SMK Negeri 1 Tenggarong. Akhirnya aku sampai di sini. Pukul 15.45 WITA. Segera aku menghubungi Bapak Sunarno, Kepala SMK ini, yang telah menunggu kedatangan ku sedari tadi bersama Bapak Abdul, Kaprodi Administrasi Perkantoran yang dipanggil Bapak Ustadz oleh Pak Narno. Perlahan ku berjalan mendekati pintu ruang guru dan mengucapkan salam. Segera salam itu pun disambut dan aku dipersilahkan masuk. Selanjutnya, kami pun sedikit berbincang, tentu setelah Beliau bertiga (Pak Narno, Pak Abdul, Pak Mul) Sholat Asar. Memang tak banyak yang kami bicarakan.

Dalam perbincangan itu pun aku diperkenalkan dengan seorang guru BP yang ku panggil dia mbak. Mbak Melinda namanya. Ternyata perantau dari Jogja juga, Maguwoharjo tepatnya (dunia memang sempit ya). Di sini ia bersama suaminya, pindah sejak September 2010 dan bekerja di sekolah ini Bulan Oktober 2010. Selanjutnya, Beliau memberikan kesempatan untukku beristirahat terlebih dahulu. Meskipun ternyata aku belum tinggal di tempat yang telah Beliau janjikan yaitu di rumah salah seorang guru yang namanya Bu Ema (kalau tidak salah, berarti benar,he…), tetapi Beliau mencarikan ku tempat tinggal sementara, di Penginapan Andira.

Sepanjang perjalanan menuju penginapan pun tak ku siakan begitu saja. Segera ku hubungi Mb. Yayuk yang telah ku kenal sebelumnya. Mengabarkan bahwa aku telah sampai di Tenggarong dan menanyakan tempat tinggalnya serta membicarakan beberapa hal lainnya tentu.

Satu kata yang kembali ku ucapkan. Seperti ketika aku ditanya mengenai Tenggarong oleh De’Basier, juga salah seorang yang pernah ku hubungi di sini. Luar Biasa! Ya. Luar Biasa! Semuanya luar biasa. Mulai dari perjalanan ku ke tempat ini hingga akhirnya ku temukan banyak teman dan sodara di sini.

Telah ku buktikan apa yang pernah ku ungkapkan sebelumnya “Bumi Allah begitu luas… Di mana pun kita berada, tak perlu kawatir…Ada Dia yg senantiasa mengawasi&menemani setiap langkah kaki ini… Ada orang2 yg baik dan mungkin begitu baik,yg bisa kita temui&membantu… Bahkan terkadang,hingga kita merasa tak enak sendiri ”

Perjalanan panjang nan penuh kejutan baru akan dimulai kembali. Sekaranglah waktunya… 4 (empat) bulan di perantauan bukanlah waktu yang lama jika ku nikmati dan digunakan sebaiknya. Sekarang saatnya ku up-grade diri untuk lebih baik. Meningkatkan segala potensi positif yang telah Allah berikan pada diri ini. Tak sekedar menjalankan tugas! Belajar mandiri. Belajar berinteraksi dengan banyak orang yang beragam. Belajar memahami. Belajar membaca situasi dan kondisi sekitar. Belajar ber-“juang” di tempat lain yang sepertinya butuh lebih tenaga dan pikiran. Belajar, belajar, dan belajar. Setiap apa yang ada di depan ku harus bisa ku ambil sebagai bahan pelajaran. Keep Spirit!

Sudut kamar sebuah penginapan di Tenggarong 30 Januari 2011_08.03 WITA

Siapa belum pernah mencontek?

Yups. Hampir setiap orang pernah mencontek ketika ujian di sekolah, bahkan ketika ujian dalam rangka test masuk kerja.Kebiasaan ini seolah menjadi sesuatu yang sangat biasa dan wajar. Namun, ketika kita memikirkan dan melihat dampak yang ditimbulkan dari kebiasaan ini lebih jauh, maka kita akan sangat tercengang ketika tahu bahwa mencontek merupakan cikal dari perbuatan tercela lainnya. Misalnya saja korupsi dan sebagainya.

Memang tidak dipungkiri, setiap orang ingin memperoleh nilai terbaik dalam setiap ujian yang diikutinya. Berbagai cara pun dilalui, tak terkecuali mencontek, baik dengan membawa catatan kecil, bertanya kepada kawan, maupun dengan cara-cara lain. Perilaku ini sudah mulai nampak bahkan pada siswa Sekolah Dasar. Mereka sudah biasa dan mahir dalam mencontek.

Lalu bagaimana upaya kita untuk menghindari dan mencegah perbuatan mencontek pada anak didik kita?

Beberapa definisi Administrasi Pembangunan adalah sebagai berikut:

1. Menurut Hiram S. Phillip; Mengemukakan bahwa “The term of Development Administration is used ….. rather than the traditional term of Public Administration to indicate the need for a dynamic process designed particularly to meet requirements of social and economics changes.” Kurang lebih maksudnya adalah :“Istilah Administrasi Pembangunan digunakan ….. berbanding dengan istilah Administrasi pemerintahan yang tradisional untuk menandai adanya kebutuhan akan suatu proses yang dinamis, terutama sekali merancang untuk menemukan kebutuhan berkaitan dengan perubahan sosial dan ekonomi.”
2. Edward W. Weidne; Dia lebih spesifik merumuskan “Development administration is defined as administrative development and the administration of development programmes. For the administration of the development, it is necessary that the administrative machinery itself should be improved and developed to enable a well coordinated and multi functional approach towards solving national problem on development.” Kurang lebih arti dalam bahasa Indonesianya adalah “Administrasi Pembangunan menggambarkan sebagai suatu  pengembangan yang administratif dan administrasi dalam program pengembangan. Karena administrasi menyangkut pengembangan, maka perlu bahwa perangkat yang administratif sendiri harus ditingkatkan dan dikembangkan agar memungkinkan dalam mengkoordinir dan melakukan pendekatan multi fungsional ke arah pemecahan masalah nasional pada dalam pembangunan.”
3. Menurut Ar Rosyadi; Administrasi Pembangunan adalah suatu cara dan upaya untuk memperbaiki sistem atau proses (baik masalah teknis maupun non teknis) yang digunakan oleh negara-negara berkembang untuk memcapai tujuan-tujuan pembangunan yang meliputi aspek budaya, sosial, dan politik secara terencana dan telah disesuaikan dengan keadaan di negara tersebut.
4. Menurut Irving Swerdlow; Mengemukakan bahwa “Poor country have special characteristic that tend to create a different role for government. These characteristics and this expanded or emphasized role of government, particularly as its effects on economic growth, tend to make operations of the public administration significantly different. Where’s such differences exist, public administration can usefully called development administration.” Kurang lebih artinya dalam bahasa Indonesia adalah “Negara berkembang mempunyai karakterstik khusus yang cenderung untuk menciptakan peranan pemerintah. Karakteristik dan perkembangan peranan pemerintah ini, memberikan dampak bagi pertumbuhan ekonomi, cenderung membuati operasi administrasi public berbeda secara signifikan. Dari perbedaan ini, administrasi public dapat disebut sebagai Administrasi Pembangunan.”
5. Menurut Montgomery dan Esman; Administrasi Pembangunan meliputi perbaikan aparatur serta pelaksanaan dari pada pemerintahan dan juga berarti perbaikan dari palaksanaan usaha pembangunan

Dari beberapa definisi di atas, terdapat kesamaan ide pokok, yaitu:

• · Adanya suatu proses. Proses disini berarti suatu usaha yang dilakukan secara terus menerus
• · Adanya administrator, dalam hal ini adalah pemerintah atau Negara
• · Adanya masyarakat
• · Perubahan dan Modernisasi. Yang maksudnya adalah keinginan perubahan kearah yang lebih baik yang multi dimensi, dari aspek ekonomi, politik, sosial budaya, pertahanan dan keamanan dan juga administrasi

Selanjutnya, dengan berpedoman dan tanpa menghilangkan ke 4 (empat) pokok pemikiran diatas, definisi mengenai Administrasi Pembangunan dapat disintesiskan (disimpulkan) sebagai berikut:

Administrasi Pembangunan adalah proses yang dilakukan oleh Administrator dalam upaya mendorong masyarakat kearah modernisasi yang multi-dimensional secara administratif

1. 2. Jika kita mempelajari Admininstrasi Pembangunan, hal-hal apa saja yang harus diketahui? Buat sistematika content-nya!

Bila kita mempelajari Administrasi Pembangunan yang harus diketahui adalah isi atau cakupan materi dari Administrasi Pembangunan. Isi dan cakupan materi tersebut yaitu:

1. Dimensi spasial dalam Administrasi Pembangunan

Pertimbangan dimensi ruang dan daerah dalam administrasi pembangunan memiliki berbagai cara pandang atau pendekatan (Heaphy,1971). Pertama, menyebutkan bahwa dimensi ruang dan daerah dalam perencanaan pembangunan adalah perencanaan pembangunan bagi suatu kota, daerah, ataupun wilayah. Pendekatan ini memandang kota, daerah, ataupun wilayah sebagai suatu maujud bebas yang pengembangannya tidak terikat dengan kota, daerah, ataupunwilayah yang lain, sehingga penekanan perencanaannya mengikuti pola yang lepas dan mandiri. Kedua, bahwa pembangunan di daerah merupakan bagian dari pembangunan nasional. Perencaan pembangunan daerah, dalam pendekatan ini, merupakan pola perencanaan pada suatu jurisdiksi ruang atau wilayah tertentu yang dapat digunakan sebagai bagian pola pembangunan nasional. Ketiga, cara pandang yang melihat bahwa perencanaan pembangunan daerah adalah instrumen bagi penentuan alokasi sumber daya pembangunan dan lokasi kegiatan di daerah yang telah direncanakan secara terpusat yang berguna untuk mencegah terjadinya kesenjangan ekonomi antar daerah.

Kebijakan yang menyangkut dimensi ruang dalam administrasi pembangunan dipengaruhi oleh banyak faktor, disamping sistem pemerintahan, politik, dan ekonomi. Untuk itu, administrasi pembangunan dalam kaitannya dengan dimensi ruang dan daerah, harus dapat mencari jawaban tentang bagaimana pembangunan dapat tetap menjaga persatuan dan kesatuan, tetapi dengan memberikan kewenangan dan tanggung jawab yang cukup pada daerah dan masyarakatnya. Ada beberapa aspek dari dimensi ruang dan daerah yang berkaitan dengan administrasi pembangunan daerah.

Pertama, regionalisasi atau perwilayahan. Artinya sebagai bagian dari upaya mengatasi aspek ruang dalam pembangunan, memberikan keuntungan dalam mempertajam fokus dalam lingkup ruang yang jauh lebih kecil dalam suatu negara. Kedua, yaitu ruang, akan tercermin dalam penataan ruang. Hal ini pada intinya merupakan lingkungan fisik yang mempunyai hubungan organisatoris/fungsional antara berbagai macam obyek dan manusia yang terpisah dalam ruang-ruang. Ketiga, otonomi daerah. Masyarakat pada suatu negara tidak hanya tinggal dan berada dalam pusat pemerintahan, tetapi juga ditempat-tempat yang jauh dan terpencil dari pusat pemerintahan. Jika kewenangan dan penguasaan pusat atas sumber daya menjadi terlalu besar maka akan timbul konflik atas penguasaan sumber daya tersebut. Untuk menjaga agar konflik tersebut tidak terjadi dan untuk meletakkan kewenangan pada masyarakat dalam menentukan nasib sendiri sesuai dengan prinsip kedaulatan rakyat maka diterapkan prinsip otonomi. Melalui otonomi diharapkan upaya meningkatkan kesejahteraaan masyarakat di daerah menjadi lebih efektif. Keempat, yaitu partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Salah satu karakteristik atau ciri sistem administrasi modern adalah bahwa pengambilan keputusan dilakukan sedapat-dapatnya pada tingkat yang paling bawah. Dalam hal ini masyarakat bersama-sama dengan aparatur pemerintah, menjadi stake holder dalam perumusan, implementasi, dan evaluasi dari setiap upaya pembangunan. Kelima, sebagai impliksi dari dimensi administrasi dalam pembangunan daerah yang dikaitkan dengan kemajemukan adalah dimungkinkannya keragaman dalam kebijaksanaan. Dari segi perencanaan pembangunan harus dipahami bahwa satu daerah berbeda dengan daerah yag lainnya. Untuk itu, kebijaksanaan nasional harus memahami karakteristik daerah dalam mempertimbangkan potensi pembangunan didaerah terutama dalam kebijaksanaan investasi sarana dan prasarana guna merangsang berkembangnya kegiatan ekonomi daerah.

1. Kebijaksanaan publik dalam Administrasi Pembangunan

Kebijaksanaan (policy) berkembang sebagai bidang studi multi disiplin, sehingga sering disebut sebagai policy sciences. Sebagai suatu bidang studi, kebijaksanaan publik relatif masih baru, tetapi telah menarik banyak perhatian dan menjadi kajian dalam berbagai disiplin ilmu sosial. Berbagai metode pendekatan dalam analisis kebijaksanaan publik telah dikembangkan. Ada pendekatan deskriptif vs preskriptif ; pendekatan deterministik vs probabilistik dilihat dari derajat kepastiannya (Stokey dan Zeckhauser, 1978). Atau dengan pendekatan lain, ada yang bersifat empirik, evaluatif dan normatif (Dunn, 1981). Untuk memahami dan menjelaskan kebijaksanaan publik, Dye menunjukkan adanya sembilan model, yakni model institusional, proses, kelompok, elite, rasional, inkremental, teori permainan (game theory), pilihan publik (public choice), dan sistem. Sementara Henry membagi modelnya menjadi dua kelompok yakni sebagai proses dan sebagai keluaran. Sebagai proses ia menggolongkan enam model, yakni model elite, kelompok, sistem, institusional, dan anarki yang diatur. Dari segi output, ia mengenalkan tiga model, yakni inkremental, rasional, dan perencanaan strategis. Pendekatan proses lebih bersifat deskriptif, sedangkan pendekatan output lebih bersifat preskriptif. Artinya bahwa dengan pendekatan yang baik maka hasil atau isi dari kebijaksanaan publik akan menjadi lebih baik pula.

Di negara berkembang kebijaksanaan pembangunan menjadi pokok substansi kebijaksanaan publik. Setiap hari pemerintah di semua negara mengambil keputusan atas dasar kewenangannya mengatur alokasi sumber daya publik, mengarahkan kegiatan masyarakat, memberikan pelayanan publik, menjamin keamanan dan ketentraman, dan sebagainya. Kegiatan itu tidak ada bedanya di negara manapun, baik negara maju maupun negara berkembang. Namun, tetap ada perbedaan diantara keduanya. Pertama-tama disebabkan oleh kondisi sosial ekonomi yang berbeda, dan juga karena adanya kegiatan pembangunan dinegara berkembang, yang merupakan kegiatan diatas dari yang biasa dilakukan oleh pemerintah di negara maju.. Adanya sistem adinistrasi negara yang mampu menyelenggarakan pembangunan menjadi prasarat bagi berhasilnya pembangunan. Berarti pula administrasi negara yang mampu menghasilkana kebijaksanaan-kebijaksanaan yanag “baik” yang dapat menghindari kebijaksanaan yang “buruk” dan mendorong “kepentingan umum”, merupakan tantangan yang lebiih besar bagi negara yang sedang membangun (Grindle dan Thomas 1991).

Isi atau cakupan Administrasi Pembangunan dapat disebut pula ruang lingkup  Admnistrasi Pembangunan. Bintoro menyebutkan ruang lingkup Administrasi Pembangunan tersebut adalah sebagai berikut:

Pertama, ruang lingkup Administrasi Pembangunan mempunyai dua fungsi yaitu (1) penyusunan kebijaksanaan penyempurnaan administrasi negara (the development of administration) dan (2) merumuskan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan program-program pembangunan (di berbagai bidang) serta pelaksanaannya secara efektif (administration of development).

Kedua, administrasi untuk mpembangunan ini dapat pula dibagi dalam dua sub fungsi. Pertama adalah perumusan kebijaksanaan pembangunan. Kedua adalah pelaksanaannya secara efektif.

(Mengenai ruang lingkup Administrasi Pembangunan menurut Bintoro ini akan digambarkan pada lembar terakhir jawaban UTS ini.)

(Bintoro Tjokroamidjojo. 1985. “Pengantar Administrasi Pembangunan”. Jakarta: LP3ES)

1. 3. Ada beberapa teori tentang “cara mengukur” keberhasilan pembangunan. Sebut dan jelaskan!

Ukuran-ukuran keberhasilan pembangunan adalah efektifitas dan efisiensi. Efektifitas berkaitan dengan seberapa jauh sasaran telah tercapai, dan efisiensi menunjukkan bagaimana mencapainya, yakni dibandingkan dengan usaha, biaya, atau pengorbanan yang harus dikeluarkan.

(Dapat diukur dengan melihat hasil peningkatan keterampilan, penguasaan teknologi informasi dan manajemen finansial, pengaturan atau pengelompokkan kembali fungsi-fungsi, sistem insentif, memanusiakan manajemen atau tidak, dan mendorong partisipasi atau tidak dalam pengambilan keputusan).

1. 4. Administrasi Pembangunan itu termasuk applied science atau policy sciences? Jelaskan!

Administrasi Pembangunan sebagai disiplin ilmu termasuk dalam policy sciences yang berorientasi pada perkembangan baru dalam Administrasi Negara serta waktu pertumbuhannya yang fenomena, yaitu setelang Perang Dunia II berakhir.

Policy sciences dalam bahasa Indonesia berarti ilmu kebijakan. Kata policy memang biasanya dikaitkan dengan keputusan pemerintah, karena pemerintahlah yang mempunyai wewenang atau kekuasaan untuk mengarahkan masyarakat, dan bertanggung jawab melayani kepentingan umum. Ini sejalan dengan pengertian public itu sendiri dalam bahasa Indonesia yang berarti pemerintah, masyarakat atau umum.

Policy sciences dapat diartikan pula sebagai pengetahuan kebijakan. Dalam pengertian ini, policy sciences mendukung salah satu kecenderungan dasar dalam perkembangan ilmu administrasi negara. Kecenderunngan tersebut adalah perhatian administrasi negara terhadap masalah-masalah pelaksanaan dan pencapaian tujuan-tujuan pembangunan. Penanggapan administrasi di sini ditujukan kepada pelaksana program-program substantif pembangunan termasuk proses perumusan kebijaksanaan dan instrumen untuk pelaksanaannya.

Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa Administrasi Pembangunan termasuk dalam policy sciences.

1. 5. Bagaimana maksud administrative reform menurut Bintoro tjokroamidjojo? Jelaskan!

Untuk mendefinisikan kata administrative reform, kita akan melihat dari asal katanya. Kata administrative reform bila diartikan dalam bahasa Indonesia terdiri dari dua kata, yaitu reformasi dan administrasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) kata Reformasi berarti perubahan secara drastis untuk perbaikan (bidang sosial, politik, agama, dll.) dalam suatu masyarakat atau negara.

Dengan demikian reformasi administrasi berarti perubahan secara drastis untuk perbaikan dalam bidang administrasi dalam suatu masyarakat atau negara.

1. 6. Bagaimana konsep pembangunan di Indonesia pasca era reformasi? Jelaskan!

Konsep pembangunan setelah pasca era reformasi adalah lebih tertata dan rapi. Ada penrencanaan-perencanaan yang matang seperti dulu ketika orde lama ada Rencana Pembangunan Lima Tahun (Repelita). Kini pembangunan-pembangunan dirancang dan direncanakan dengan lebih matang. Ada pembangunan jangka pendek, pembangunan jangka menengah, dan pembangunan jangka panjang.

1. 7. Bagaimana cara melakukan koordinasi pembangunan yang berasal dari berbagai departemen?

Komunikasi dan koordinasi merupakan hal penting dalam pembangunan, termasuk di dalamnnya komunikasi dan koordinasi yang berasal dari berbagai departemen. Untuk melakukan koordinasi pembangunan yang berasal dari berbagai departemen tersebut dapat ditempuh dengan beberapa cara berikut ini:

Pertama, perlu ditentukan secara jelas siapa atau badan/lembaga  mana yang secara fungsional akan diserahi wewenang mengkoordinasikan program di dalam suatu sektor atau antar sektor tersebut. Sebaiknya wewenang tersebut diletakkan pada badan/lembaga yang secara fungsionil paling bertanggung jawab atas program-program sektor atau antar sektor tersebut. Tetapi juga sering kali diberikan kepada sesuatu badan atau pejabat yang wewenangnya memang koordinasi antar lembaga (misaalnya saja Menteri Koordinasi Bidang Ekonomi atau Menteri Koordinasi Bidang Kesejahteraan Masyarakat).

Kedua, perlu diperhatikan penyusunan program pelaksanaan yang jelas dan baik. Dengan ini diharapkan kejelasan tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan oleh masing-masing badan/lembaga yang berhubungan. Program koordinatif ini diusahakan sedemikian rupa sehingga menunjang untuk mencapai hal yang merupakan kepentingan bersama.

Ketiga, dalam program pelaksanaan itu, dasar prinsip fungsionalisasi perlu dituangkan ke dalam rangkaian prosedur yang serasi, jelas, dan ditaati oleh semua pihak yang terlibat dalam hubungan pelaksanaan program tersebut. Dalam hal ini diperlukan bentuk dan cara kerja masing-masing organisasi yang sesuai dan jelas. Sering kali perlu diperhatikan tahap-tahap pelaksanaannya, misalnya tahap peralihan, tahap konsolidasi dan seterusnya.

Keempat, perlu pula dikembangkan hubungan kerja yang lebih baik, antara lain dalam bentuk badan kerja sama dengan tanggung jawab koordinasi yang jelas. Namun perlu dijaga agar hal ini tidak mengurangi tugas-tugas dan tanggung jawab unit-unit organisasi yang telah ada secara fungsionil. Di Indonesia hal ini misalnya terjadi dengan adanya Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional dan Badan Koordinasi Penanaman Moda.

Kelima, perlu pula diusahakan koordinasi melalui proses penyusunan anggaran dan pelaksanaan pembiayaannya.

1. 8. Bagaimana peran dan fungsi pemerintah terhadap pembangunan?

Peran dan fungsi pemerintah dalam pembangunan bangsa dan negara Indonesia merupakan suatu keharusan. Pemerintah tidak hanya berperan sebagai pengatur dan penentu kebijakan saja, melainkan ada peran dan fungsi lain. Peran dan fungsi tersebut yaitu:

1. Peran pemerintah terhadap pembangunan

1)       Peran selaku stabilisator

Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang yang situasi politik, ekonomi, sosial budaya dan keamanan serta pertahanannya labil. Selain itu diakui bahwa dalam kondisi kehidupan kenegaraan dan masyarakat yang tidak stabil, sukar mengharapkan terselenggaranya berbagai kegiatan pembangunan. Oleh karena itu, peran pemerintah sebagai stabilisator sangat penting dan harus dimainkan secara efektif.

Peran sebagai stabilisator ini mencakup:

1. Stabilisator di bidang politik
2. Stabilisator di bidang ekonomi
3. Stabilisator di bidang sosial budaya

2)       Peran selaku inovator

Ditinjau dari segi administrasi pembangunan, inovasi berarti temuan baru, metode baru, sistem baru, dan yang terpenting adalah cara berpikir baru. Dengan demikian selaku inovator, pemerintah sebagai keseluruhan harus menjadi sumber dari hal-hal baru tersebut (teman, metode, sistem, cara berpikir).

Prakondisi yang harus terpenuhi agar peran pemerintah sebagai inovator dapat berjalan secara efektif antara lain:

1. Pemerintah perlu memiliki tingkat keabsahan (legitimacy) yang tinggi
2. Menerapkan inovasi di lingkungan birokrasi pemerintahan terlebih dahulu
3. Inovasi yang sifatnya kendepsional
4. Inovasi sistem, prosedur dan metode kerja

3)       Peran selaku modernisator

Melalui pembangunan, setiap negara ingin menjadi negara yang modern. Berbagai implikasi pernyataan tersebut antara lain ialah kuat, mandiri, diperlakukan sederajat oleh negara-negara lain. Keadaan demikian tentu tidak akan terwujud dengan sendirinya. Untuk mewujudkannya diperlukan pembangunan yang sistematik, programatis dan berkelanjutan. Pemerintah bertugas untuk “menggiring” masyarakat ke arah kehidupan modern seperti itu. Pengalaman banyak menunjukkan bahwa agar pemerintah mamapu memainkan peranan penting itu, proses modernisasi harus terjadi di lingkungan birokrasi pemerintahan sendiri.

4)       Peran selaku pelopor

Telah disebutkan sebelumnya bahwa pemerintah haruslah memulai menerapkan inovasi dalam tubuh pemerintahan terlebih dahulu. Secara eksplisit, pandangan itu juga berarti bahwa pemerintah harus memainkan peranan selaku pelopor, aparatur pemerintah harus menjadi panutan (role model) bagi seluruh masyarakat. Dengan kepeloporan –misalya dalam bekerja seproduktif mungkin dengan pemanfaatan waktu sebaik-baiknya dengan orientasi hasil semaksimal mungkin– warga negara akan relatif mudah merubah pandangannya, persepsi, cara berpikir, cara bertindak dan cara bekerja yang pada akhirnya pasti akan memperlancar jalannya roda pembangunan nasional.

5)       Peran selaku pelaksana sendiri

Tidak semua bidang pembangunan dapat dilaksanankan oleh pemerintah sendiri tanpa bantuan atau diserahkan kepada pihak swasta, antara lain masalah pendidikan, pemberian pelayanan kesehatan, pembangunan sarana transportasi dan sebagainya. Untuk itu, pemerintah masih dituntut untuk berperan sebagai pelaksana sendiri berbagai kegiatan meskipun diharapkan bahwa makin maju suatu masyarakat makin berkurang pula intensitas peranan tersebut.

1. Fungsi pemerintah terhadap pembangunan

Mengenai fungsi pemerintah terhadap pembangunan ini, akan diuraikan terkait dengan empat predikat negara yang kesemuanya menambah fungsi pemerintah dalam pembangunan seperti yang diungkapkan oleh Sondang P. Siagian.

1)       Negara sebagai negara politik (politic state)

Fungsi pokok negara berkaitan dengan “negara politik (politic state) adalah sebagai berikut:

a)       Memelihara ketertiban dan keamanan

Fungsi ini merupakan fungsi yang amat penting karena apabila suatu negara tidak mampu memelihara ketertiban dan keamanan di dalam masyarakat pasti ketenangan tidak akan dapat dinikmati.

b)       Fungsi pertahanan dan keamanan

Fungsi ini berkaitan erat dengan kenyataan bahwa suatu negara merupakan kesatuan politik dan ekonomi yang merdeka dan berdaulat. Setiap negara pasti berupaya sekuat tenaga agar kemerdekaan dan kedaulatannya bukan hanya diakui tetapi juga tidak digangu oleh pihak lain. Fungsi pemeliharaan keamanan nasional ini sangat penting karena juga berkenaan dengan adanya negara yang merasa lebih kuat dari negara lain untuk menyebarkan dan memperluas hegemoninya.

c)       Fungsi diplomatik

Setiap negara yang merdeka dan berdaulat memelihara hubungan diplomatik dengan negara-negara lain berdasarkan berbagai prinsip yang diakui secara internasional seperti kedudukan sama tinggi dan sama rendah, saling menghormati kedaulatan masing-masing, tidak mencampuri urusan dalam negeri negara lain. Hubungan antar negara seperti ini telah dilaksanakan sejak adanya berbagai negara di dunia.

d)       Fungsi perpajakan

Fungsi perpajakan sebagai salah satu fungsi pemerintahan negara politik timbul sangat dini dalam sejarah pertumbuhan negara. Fungsi ini timbul karena pemerintah memerlukan dana untuk membiayai seluruh kegiatan pemerintahan yang memang perlu dilaksanakan.

Fungsi perpajakan di samping sebagai cara untuk mengumpulkan dana yang diperlukan pemeintah dalam menjalankan fungsinya, sekaligus merupakan instrumen untuk memantau kesediaan masyarakat untuk menunaikan salah satu kewajiban pentingnya kepada negara dan bangsanya.

2)       Negara sebagai negara hukum (legal state)

Sebagai konsekuensi dari dinamika masyarakat, para warga negara semakin sadar akan pentingnya perolehan haknya dan pentingnya penunaian kewajiban kepada negara dan pemerintah meskipun gejala umum menunjukkan bahwa biasanya perolehan hak lebih menonjol ketimbang penunaian kewajiban. Banyak jenis hak yang ingin diperoleh masyarakat, antara lain:

a)       Perlindungan atas jiwa dan harta

b)       Perlakuan yang tidak diskriminatif di mata hukum

c)       Penyelesaian konflik atau masalah melalui jalur hukum

d)       Tidak tercabutnya hak-haknya sebagai warga negara serta tidak diperlakukan semena-mena oleh siapa pun juga, termasuk oleh pemerintah atau penguasa

Di sini, pemerintah berfungsi untuk menjamin terjaganya hak-hak warga negaranya tersebut.

3)       Negara sebagai negara kesejahteraan (welfare state)

Meskipun peningkatan kesejahteraan rakyat bukan semata-mata menjadi beban pemerintah, karena berbagai kelompok di masyarakat –seperti para usahawan melallui penunaian kewajiban sosialnya– harus turut serta memikulnya. Tidak dapat disangakal bahwa jika kontribusi berbagai kelompok di masyarakat tidak memadai atau bahkan mungkin sangat kecil, pemerintahlah yang bertanggung jawab untuk melakukannya.

4)       Negara sebagai negara administratif (administrativec state)

Di sini, fungsi-fungsi pemerintah selaku pemegang kekuasaan yang “didelegasikan” oleh rakyat kepadanya –seperti fungsi politik, fungsi diplomasi, fungsi penegakan hukum, dll– tetap berlaku. Akan tetapi di samping semua fungsi tersebut, terdapat dua fungsi lagi, yaitu:

a)       Fungsi pengaturan (regulatory function)

Fungsi pengaturan mutlak terselenggara dengan efektif karena kepada suatu pemerintahan negara diberi wewenang untuk melaksanakan berbagai peraturan perundang-undangan yang ditentukan oleh lembaga legislatif melalui berbagai ketentuan pelaksanaan dan kebijaksanaan. Pelaksanaan dan kebijaksanaan tersebut dapat merupakan pemberian dan perluasan kesempatan bagi warga masyarakat melakukan kegiata-kegiatan tertentu akan tetapi dapat pula berupa pembatasan kalau diyakini bahwa pembatasan tersebut adalah untuk kepentingan rakyat sebagai keseluruhan. Salah satu bentuk fungsi pengaturan yang diselenggarakan oleh pemerintah ialah fungsi perijinan.

b)       Fungsi pelayanan kepada masyarakat (service function)

Dalam suatu negara administratif, pemerintah dengan seluruh jajarannya biasa dikenal sebagai abdi negara dan abdi masyarakat. Dalam bahasa yang sederhana peranan tersebut diharapkan terwujud dalam pemberian berbagai jenis pelayanan yang diperlukan oleh seluruh warga negaranya.

(Dr. Sondang P. Siagian, MPA. 1983. “Administrasi Pembangunan: Knsep, Dimensi dan Strateginya”. Jakarta: PT Gunung Agung)

1. 9. Bagaimana pelaksanaan otonomi daerah di Indonesia yang menyangkut kewenangan dan keuangan?

Bagaimana pun juga, suatu bentuk desentralisasi perlu dilakukan, oleh karena kegiatan-kegiatan administrasi negara tidak hanya dilakukan di pusat saja tetapi juga pada tiap daerah, sehingga meliputi semua warga masyarakat dari negara tersebut. Salah satu jenis desentralisasi ini adalah devolusi atau desentralisasi dalam arti sebenarnya, sering kali disebut pula dengan pemberian otonomi.

Dalam hal ini terdapat suatu delegasi kewenangan secara hukum yang berarti penyerahan tugas-tugas pemerintahan kepada tingkat daerah. Pelimpahan kewenangan ini tidak saja bersifat administratif, tetapi dengan demikian juga bersifat politik.

Pengambilan keputusan terakhir di bidang-bidang tertentu, dalam hal pemberian otonomi diserahkan kepada pemerintah daerah. Pengertian pemerintah daerah ini juga berarti peranan perwakilan rakyat daerah.

Pemerintah daerah dapat diberi penyerahan fungsi-fungsi pemerintahan tertentu untuk diselenggarakan pada tingkat daerah, tetapi juga diperhatikan kemungkinan daerah untuk menggali dan mendapatkan sumber-sumber pembiayaannya, dan juga tersedianya tenaga-tenaga pemerintahan yang cukup dan mampu pada tingkat daerah.

Pemerintah daerah akan dapat menjalankan fungsinya dalam rangka otonomi secara baik, bila ia menerima cukup sumber-sumber keuangan untuk melaksanakan fungsi tersebut. Sumber-sumber itu dapat diusahakan melalui:

1. Perimbangan pembagian sumber-sumber keuangan yang diterima suatu daerah tertentu
2. Subsidi, bantuan langsung dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah
3. Penarikan dan pemungutan pajak daerah
4. Usaha yang bisa menghasilkan pendapatan, misalnya membangun perusahaan-perusahaan daerah
5. Meminjam dana-dana kredit yang ringan

(Bintoro Tjokroamidjojo. 1985. “Pengantar Administrasi Pembangunan”. Jakarta: LP3ES)

1. 10. Bagaimana komentar Anda terhadap kemelut hukum yang tengah terjadi di Indonesia selama ini?

Memang benar, kondisi hukum di Indonesia saat ini dapat dikatakan sedang diuji. Di tengah terjadinya bencana alam yang begitu banyak di negeri ini, di pemerintahan pun terjadi bencana “moral”. Ada intrik-intrik di sana. Cerita ini terbuka dimulai dengan kasus pimpinan KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) non aktif, Antasari Ashar, yang dituduh membunuh Nasrudin, seorang pengusaha. Disusul kemudian munculnya kasus Bank Century, hingga muncul nama-nama Bibit dan Candra, Anggodo dan Anggoro, Yulianto, Susno dan lainnya.

KPK yang dulunya terlihat sebagai lembaga yang bersih dan luar biasa, kini mungkin tak ada orang yang melihat seperti itu, kecuali orang-orang yang mau berpikir apa yang sesungguhnya terjadi di negeri ini.

Permasalahan ini pun mempertaruhkan kepercayaan masyarakat kepada penegakan hukum di negeri ini. Masih ada pro dan kontra mengenai kasus Bibit dan Chandra ini.

Tim Delapan yang dibentuk Presiden RI pun telah mengeluarkan rekomendasi-rekomendasinya. Namun presiden belum mengambil sikap yang tegas.

Permasalahan-permasalahan ini yang kini selalu muncul di layar televisi rakyat Indonesia, membuat masyarakat bingung melihatnya. Harus percaya kepada siapakah kami? Kepada KPK, Polri, atau siapa?

Semoga saja kebenaran akan segera terungkap, dan Republik Indonesia ini kembali berjaya dengan adanya penegakan hukum.

Pagi tadi ku mendapat sebuah kabar gembira yang sangat mengejutkan. Ku beritahu kepada semua orang, terutama kawan dekatku.  Sebuah proposal yang ku ajukan di lembaga pemerintahan, LOLOS…. Betapa gembiranya aku pagi tadi. Semangat mengerjakan ujian akhir semester yang hendak ku jalani pun kian bertambah.

Namun, belum sampai aku di rumah, ternyata ku mendapat sebuah kabar lagi. Tapi kali ini bukan kabar gembira, melainkan sebuah kabar yang membuatku kecewa, sedih, bahkan ingin menangis (alah…lebay, terlalu mendramatisir ^-^). Praktek lapangan yang tadinya sudah ku rencanakan akan berada di sekolah berbasis internasional ternyata GAGAL…. Memang ku akui, ini kesalahan ku. Kurang aktif tuk melihat setiap pengumuman yang  ada di jurusan. Tapi….. masih terasa belum rela untuk itu.

Meski sedikit aku sudah melakukan persiapan, tapi ternyata semua tinggal impian dan kenangan (he…). Kalaupun tetap ku bersikeras menginginkannya, aku harus menunggu tahun depan…. (wah….2X, ogah dong!).

Besok, kan ku coba berdiskusi dengan teman2 ku yang lain, yang nasibnya sama seperti aku. Apakah mereka masih ingin memperjuangkannya, ataukah menerima apa yang sudah diputuskan? Tunggu saja besok! Yang jelas, apapun yang terjadi pada ku saat ini merupakan yang terbaik bagi ku, karna ku yakin “Allah lebih tahu apa yang baik untuk hamba-NYA. Terkadang pun apa yang kita minta belum tentu baik untuk kita di mata Allah. Dia memberikan apa yang kita butuhkan, bukan apa yang kita inginkan…”

Ku harus tetap SEMANGAT…! ^_^

Company Profile dapat dibuat dalam bentuk cetak (printed), video profile, animasi, maupun web integrated.

Fungsi Company Profile antara lain adalah sebagai berikut ini:
1. Representasi Perusahaan. Company Profile adl gambaran ttg Perusahaan.
2. Bisa digunakan utk melengkapi komunikasi lisan demi terciptanya mutual-understanding.
3. Menghemat waktu transaksi.
4. Membangun identitas dan citra korporat.

Isi Company Profile bermacam-macam, disesuaikan dengan sasarannya pula. Isi Company Profile tersebut dapat seperti di bawah ini:
A. (1) Sejarah perusahaan, Profil pendiri, jajaran direksi, perkembangan perusahaan secara umum, dll; (2) Filosofis perusahaan; pandangan atau ideologi dasar perusahaan; dan (3) Budaya perusahaan; nilai-nilai kunci dan konsep bersama yg membentuk citra anggota organisasi thd organisasinya.
B. (1) Sambutan dari Pimpinan ttg segala hal yg sangat berpengaruh pada aktivitas perusahaan dan rencana jangka panjang; (2) Identitas perusahaan; logo, uniform, interior gedung/kantor, dll; (3) Visi, Misi, Strategi perusahaan; termasuk komitmen perusahaan utk meraih kemajuan; (4) Alamat kantor (termasuk kantor cabang, bila ada); dan (5) Gambaran SDM.
C. ( 1) Sistem Pelayanan dan Fasilitas yg disediakan; (2) Prestasi dan keunggulan Perusahaan, termasuk segala hal yg telah dilakukan perusahaan utk kepentingan masyarakat; (3) Laporan perkembangan perusahaan (annual report); (4) Deskripsi ttg produk/jasa utama yg ditawarkan; (5) Gambaran ttg pasar, lokasi pabrik, distributor, market share, grafik pertumbuhan usaha, dll; dan (6) Program pengembangan di masa mendatang.

Pedoman Pembuatan Company Profile
A. (1) Pembuatan company profile harus faktual, tidak boleh mengada-ada; (2) Karena merupakan gambaran perusahaan, company profile diusahakan mencakup segala hal sisi perusahaan berdasarkan landasan filosofisnya; dan (3) Landasan filosofis merupakan karakter dan kepribadian.
B. (1) Berilah porsi company profile utk tampilan gambar atau foto-foto; dan (2) Utk company profile dengan media audiovisual, kualitasnya terletak pada menarik/tidaknya visualisasi dan tatasuara.

Keunggulan Media Cetak Company Profile
o Terdokumentasi dan terekam. Publik bisa secara mudah membawa dan menyimpannya.
o Dapat dibaca berulang kali.
o Dapat dipadukan dengan media audiovisual company profile.

COMPANY PROFILE

CV ADP HANDAYANI PERKASA

CV AdP Handayani Perkasa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam ruang lingkup bisnis perabot dan mesin-mesin kantor (office equipment and machines). Kami menjual berbagai kebutuhan alat kantor dengan mutu dan harga terbaik serta menyediakan berbagai macam merek terbaik dan berkwalitas dari yang bernilai tinggi hingga yang ekonomis, di antaranya:

• Segala jenis meja dan kursi kantor
• Almari penyimpanan; filing cabinet, compacto rak, brandcash (lemari tahan api), sardex, rotary file, dll
• Alat tulis kantor; buku, pena, dll
• Peralatan atau mesin komunikasi; PABX, finger print, cash register, mesin timbangan surat, mesin jilid, pesawat telepon, fax, sound system, dll
• Mesin-mesin kantor; mesin absensi, mesin laminating, mesin penghancur kertas, dll
• Partisi (penyekat ruangan), layar OHP, dll.

Perusahaan kami merupakan distributor untuk mesin-mesin yang kami pasarkan di Indonesia dari mitra dan join venture kami di Jepang, Taiwan, China, dan Korea. Dengan demikian kami telah mendapatkan kepercayaan dari pihak pabrikan untuk memasarkan serta memberikan pelayanan pasca penjualan kepada konsumen di Indonesia. Kepercayaan yang diberikan kepada kami disertai dukungan penuh baik secara teknis, suku cadang dan juga software oleh pihak pabrikan dari luar negeri.

Kami memiliki tim marketing dan tim teknis yang berkesinambungan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen.
Kami selalu berusaha untuk inovatif serta terus mengembangkan lini dan kualitas produk untuk dapat meningkatkan pelayanan terhadap kebutuhan konsumen yang semakin kompleks di masa mendatang. Kami juga mengharapkan dengan hadirnya perusahaan kami, maka dapat meningkatkan kinerja dan kualitas kerja di Indonesia, untuk selanjutnya dapat meningkatkan kemajuan Bangsa dan Negara Indonesia tercinta.

Dengan komitmen kami, yaitu memberikan yang terbaik bagi konsumen, termasuk di dalamnya adalah kualitas produk, harga dan pelayanan, kami akan terus belajar dan menerima masukan untuk mengembangkan kinerja perusahaan yang semakin handal.

OFFICE:
Kompleks Karangmalang
Jl. Colombo 1, Yogyakarta
Indonesia

SERVICE CENTRE :
Kompleks Karangmalang
Jl. Colombo 2, Yogyakarta
Indonesia

HOTLINE SERVICE :
Telp : (0274) 586168 psw 241
Fax : (0274) 586899
Jam Kerja Senin – Sabtu, Jam 07.30 – 17.00
Minggu/Hari Besar Libur

Apa definisi paperless administration?

Dalam Bahasa Indonesia Paperless Administration berarti Administrasi tanpa kertas. Istilah ini dalam beberapa sumber menyebutnya dengan Paperless Office atau Administrasi Paperless.

Definisi Administrasi Paperless adalah sebagai berikut:

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua):

• Administrasi berasal dari bahasa Belanda: “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
• Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration”, yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas.

Paperless adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi.

Sumber:
http://wardjono.blog.com/2008/12/30/paperless-administration/ (diakses 11 November 2009 pukul 12.59 WIB)

Mengapa paperless administration diperlukan?

Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.

Sumber:
http://arifinnovariadi.blogspot.com/2008/04/paperless-office.html (diakses 11 November 2009 pukul 13.25 WIB)

Bagaimana penerapan paperless administration dalam kegiatan perkantoran?

Penerapan paperless office adalah sebagai berikut:

Informasi di Intranet
Daftar harga, pengumuman internal perusaahaan, kontrak kerja, desain keperluan klien dll. bisa ditampung dalam web Intranet perusahaan. Intranet tersebut bisa berupa situs web biasa atau wiki. Pekerja hanya perlu memantau dari situs web intranet perusahaan untuk setiap informasi yang dibutuhkan. Bahkan bila perlu situs web tersebut di feed ke RSS Reader/mail client/browser.
Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi Groupware untuk kolaborasi yang lebih terintegrasi. Groupware biasanya sebuah suite lengkap mencakup Calendar, Wiki, Addressbook, CRM, Project Management, Whiteboard dll. Semuanya lengkap terintegrasi. Bahkan kita bisa saling mengirimkan file/e-mail dan berdiskusi di dalamnya. Anda bisa menggunakan aplikasi Opensource seperti eGroupware

Bye-bye Fax
Usulkan kepada bos anda untuk mencabut semua mesin fax. Sebisa mungkin ganti komunikasi melalui fax dengan e-mail. Selain cepat biayanya juga sangat hemat.
Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas fax) dan pergunakan itu untuk mengirim dan menerima fax. Pasang aplikasi manajemen fax seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim fax. Sangat sederhana.

Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail)
Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Anda bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “on line” di telpon dengan client. Anda bisa dengan cepat mengcopy paste informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas Post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail.

TIFF/PDF-kan Dokumen anda
Ini adalah Inti dari paperless office. Digitasikan seluruh dokumen anda. Anda harus membeli sebuah scanner dokumen. Jangan menggunakan scanner flatbed biasa (jika masih menyayangi kesehatan jiwa anda). Kecepatan scanner dokumen berlipat kali lebih cepat dari scanner biasa. Scanner dokumen bisa menampung sekitar 50 kertas dan bahkan bisa scanning bolak balik. Perusahaan Xerox biasanya terdepan dalam hal ini, produk scanner dokumen mereka berkisar antara $350-$5000. Biasanya hasil scanning akan disimpan dalam bentuk PDF atau TIFF.
Bila memilih format TIFF, anda harus sedikit repot untuk mengetikkan keyword yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Keyword tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontinu diindex. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan IT.

Sumber:
http://kamaruddin.jajanmedan.com/2007/09/10/paperless-office-antor-minim-kertas/ (diakses 11 November 2009 pukul 13.20 WIB)
http://arifinnovariadi.blogspot.com/2008/04/paperless-office.html (diakses 11 November 2009 pukul 13.25 WIB)

PENDAHULUAN

Tidak sedikit orang  yang ketika mendengar kata ”sekretaris” yang terlintas dibenaknya adalah seorang perempuan yang ’dekat’ dengan atasannya. Kita juga sering mendengar orang berkata “Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya. Kenapa ya istrinya Pak Anu sering banget menelpon si sekretaris, jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya? Kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?”

Kata-kata tersebut sering kali muncul dalam pergaulan khususnya di lingkungan kantor. Dari sudut pandang yang berbeda masyarakat menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya.

Pemikiran ini tentu tidak sepenuhnya benar, terlepas, kembali lagi ke individu masing-masing, bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional. Namun, itulah realita yang ada di masyarakat yang mengganggap sekretaris dari segi negatifnya, pada hal sekretaris merupakan jabatan yang juga memegang peran penting dalam suatu perusahaan.

Lalu pertanyaan adalah bagaimana cara untuk mendapatkan citra (kesan) yang baik tentang seorang sekretaris?? Itulah yang akan kita bahas dalam artikel yang berjudul “Membangun Citra Pribadi Sekretaris yang Positif” ini.

PEMBAHASAN

Dalam memainkan perannya, seorang sekretaris sangat dipenuhi dengan dilema. Hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme, karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.

Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan, melainkan hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas. Sehingga keduanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk memberikan kesan terhadap seseorang dan berpersepsi mengenainya.

Tentu kita pernah mendengar slogan iklan yang berbunyi, “Kesan pertama begitu menggoda?”. Tanpa menyebutkan iklan apakah itu, ada point penting yang bisa kita ambil dari iklan tersebut. Yaitu bahwa kesan atau citra diri yang positif merupakan sesuatu yang sangat penting, bukan hanya kesan pertama saja tetapi kesan pada awal dan selamanya yang baik terhadap seseorang. Persis seperti pepatah yang berbunyi “Harimau mati, meninggalkan belang; gajah mati, meninggalkan gading”, begitu pula dengan manusia mati akan mengharapkan peninggalan berupa citra positif.

Kesan merupakan suatu penilaian diri yang ditujukan kepada seseorang, baik dari dalam dirinya sendiri maupun dari orang lain, yang tertanam di dalam pikiran sadar dan bawah sadar orang yang menilainya akibat pengaruh sikap, perkataan orang yang bersangkutan ataupun dapat terjadi karena pengaruh orang lain, lingkungan sekitar ataupun pengalaman masa lalu dari orang yang memberikan penilaian.

Jika melihat definisi di atas, setiap orang bisa saja memiliki kesan yang berbeda berdasarkan pemikiran, pengindraan maupun lingkungna di sekitarnya Masing-masing orang juga mempunyai pilihan bagaimana ia memilih, menciptakan dan memberikan kesan atas dirinya terhadap lingkungannya.

Di sinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan. Bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negatif yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan.

Jawabannya hanya satu, yaitu menjadi Sekretaris Profesional yang pada akhirnya sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki.

Kiat Membangun Citra Positif

Tuntutan untuk mengembangkan kepribadian, khususnya seorang sekretaris semakin meningkat. Masyarakat modern dan perusahaan yang bonafide membutuhkan sekretaris tidak hanya yang rajin dan jujur saja, dan itu bukan merupakan rumusan sekretaris masa depan.

Para image maker baru-baru ini memunculkan gagasan mengenai personal branding. Branding atau brand building umumnya identik dengan kepentingan sebuah korporasi/organisasi/lembaga/perusahaan untuk memajukan bisnisnya. Makanya kita mengenal istilah corporate branding. Namun, dengan tujuan yang tidak jauh berbeda, upaya pembentukan personal branding juga menyangkut kepentingan membangun image seseorang demi tercapainya persepsi positif mengenai dirinya. Personal Branding adalah proses yang menyangkut skill, kepribadian, dan karakteristik unik seseorang yang terbungkus menjadi sebuah identitas yang membuatnya lebih dari orang lain.

Personal branding ini tidak saja layak diperhatikan hanya oleh bos-bos perusahaan, melainkan jenis profesi lain seperti dokter, pengacara, arsitek dan tentu saja tidak ketinggalan sekretaris.

Ada rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut:

1. Good Appearance; Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretris harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakaian dan dandanan juga menvcerminkan kepripadiannya. Betapa penting/berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. Orang yang memakai pakaian lusuh/kotor mempunyai pengaruh terhadap jiwa pemakaina. Appearance beratti nperwujudan penampilan lahiriah seseorang; apakah seseorang gembira, sedih, kagum, dll yang dapat dibaca dari roman muka. Ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.
2. Good Behaviour; Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, di mana saja dalam suasana apa pun juga.
3. Good Character; Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulan, lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menghargai orang lain, serta bekerja keras, penuh semangat dan tulus.
4. Good Capability; Kecakapna atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan bahkan kehidupan manusia. Oleh karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan inteltual, skill, serta kemampuan teknis.

Selain itu, seorang sekretaris perlu menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pimpinan dan istri pimpinan. Beberapa hal yang harus dijaga antara lain adalah sebagai berikut:

• Memahami kedudukan dengan tepat untuk menempatkan diri
• Janganlah menimbulkan provokasi
• Tidak menjadi juru bicara pimpinan dengan istrinya
• Tidak boleh mengambil bagian dalam pertengkaran pimpinan dengan istrinya
• Tidak menceritakan sesuatu hal tentang istri pimpinan kepada suaminya (pimpinan)
• Menjaga jarak yang aman dengan istri pimpinan
• Membantu pimpinan untuk memberikan perhatian kepada istri, tetapi tidak berlebihan

PENUTUP

Sekretaris merupakan sebuah profesi yang memiliki peran penting dalam suatu organisasi. Namun realita yang ada di masyarakat adalah bahwa sekretaris hanyalah seorang yang ‘dekat’ dengan bosnya, tanpa ada nilai lebih. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu membangun citra positif atas pribadi dan dirinya agar mampu bekerja secara profesional.

Rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC; Appearance, Behaviour, Character, Capability).

Selain menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pimpinan, sekretaris juga harus menjaga hubungan kerja sama yang baik pula dengan istri pimpinan dan keluarga agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengurangi kinerja pimpinan maupun sekretaris.

Daftar Bacaan:

Rosidah (Dra, M.Si). 2000. Diktat Kesekretariatan. Yogyakarta: Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta

Rosidah & Ambar Teguh Sulistyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor yang efektif. Yogyakarta: Penerbit Gava Media

http://www.isi-semarang.com/news/fullnews.php?id=7

http://ernanyausni.blogspot.com/2008/08/citra-sekretaris-dan-peranannay.html

http://topmotivasi.com/artikel-motivasimembangun-citra-diri-yang-positif.html

http://kesekretarisan.blogspot.com/2009/02/citra-sekretaris-dan-perannya-terhadap.html 31 oktober 2009 16.13

PENGERTIAN SURAT DINAS

Sabaruddin Ahmad (1980:23) merumuskan bahwa surat dinas atau surat jawatan, yakni surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/jawatan pemerintah. Sebenarnya surat dinas berbeda dengan surat resmi, tetapi karena sebagian besar surat dinas bersifat resmi, surat dinas disamakan dengan surat resmi (Sudaryono,1983:34). Arti kata dinas diantaranya ialah (1) jawatan, dan (2) (segala sesuatu) mengenai atau berhubungan dengan jawatan, bukan pertikelir; sedangkan arti kata resmi diantaranya ialah sah dari pemerintah atau dari yang berwajib; yang ditetapkan (diumumkan, disahkan oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan (Poerwadarminta,1976:251) . Dengan batasan itu dapat diketahui bahwa arti kata dinas tidak jauh berbeda dengan arti kata resmi. Hal itu dapat memperkuat pendapat bahwa surat dinas sama dengan surat resmi. Ciri kedinasan sebuah surat tidak semata-mata ditentukan oleh isinya, tetapi juga berbentuk surat dengan segala formalitasnya, misalnya kop surat, bagian surat, nomor surat, bahasa surat, dan cap dinas turut mendukung sebuah surat.

Dengan uraian diatas dapat diketahui bahwa:

1. Surat dinas ialah surat yang berisi permasalahan kedinasan.
2. Surat dinas sama dengan surat resmi.
3. Pembuat atau penerbit surat dinas dapat instansi pemerintah dan dapat pula perorangan.

BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau Perihal Surat
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Pengirim Surat
11. Tembusan
12. Inisial

MACAM-MACAM SURAT DINAS

1. Surat Undangan
2. Surat Pengantar
3. Surat Pemberitahuan
4. Surat Permohonan Bantuan
5. Surat Keterangan
6. Surat Tugas
7. Surat Edaran
8. Surat Pernyataan
9. Surat Pengumuman
10. Surat Peringatan
11. Surat Ucapan Terima Kasih
12. Surat Permohonan Izin
13. Surat Pemberian Izin
14. Surat Perintah Kerja
15. Surat Perjanjian Kerja
16. Surat Keputusan
17. Surat Pengusulan
18. Surat Susulan
19. Surat Kuasa
20. Surat Panggilan
21. Surat Berita Acara
22. Surat Laporan
23. Surat Rekomendasi
24. Surat Penunjukan
25. Surat Pemberian Bantuan

Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

• Identitas pemohon
• Isi permohonan
• Tujuan dan alasan memohon
• Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan
• Pernyataan kesungguhan dalam memohon

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:

• Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
• Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan
• Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan

Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

• data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan
• data pribadi pihak vang diterangkan
• isi keterangan
• keterangan tanggal berlakunya surat
• pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar

Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.