RSS

Perkantoran Maya (Virtual Office)

02 Des

Apa itu Perkantoran Maya (Virtual Office)

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat‐mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya.

Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation).

Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep Office Automation berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya.

Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini.

Mengapa gagasan ini muncul?

Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah‐pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal‐hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e‐commerce) tumbuh pesat. Hal‐hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota‐kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di mana pun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham, negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep konvensional di mana sebuah kantor dengan komputer main frame yang menyimpan database mau pun mengelola penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja.

Bagaimana cara membuatnya?

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut:

  1. Menyediakan sumber daya komputer
  2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
  3. Menyediakan perlengkapan non komputer
  4. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
  5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
  6. Membuat jadwal pertemuan reguler
  7. Melaksanakan urut‐urutan pekerjaan secara teratur

Selain hal‐hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu :

  1. Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan
  2. Ide, dapat disebarluaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus mennggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang‐ruang diskusi (board service)
  3. Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka

Referensi:

http://elista.akprind.ac.id/staff/catur/Komputerisasi%20Perkantoran/03-Teknologi%20Perkantoran%20Modern.pdf

http://indrasufian.blogspot.com/2007/09/kantor-maya-office-automation.html

http://tech.groups.yahoo.com/group/warnet2000/message/2102

http://lemlit.unila.ac.id/hki/virtual_office.doc

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada 2 Desember 2009 in Tugas Aplikom II

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: